LE STRATÈGE 

Par Richard Thibault, président de RTCOMM, entreprise spécialisée en gestion de crise

Pendant que tous les yeux sont tournés vers les barricades et leurs impacts négatifs sur l’économie, le coronavirus COVID-19 ne se comporte pas comme on l’avait espéré. On croyait l’avoir sous contrôle, mais voilà qu’il se répand plus vite que prévu. Faut donc se préparer au pire en souhaitant le meilleur. Tellement que l’Organisation mondiale de la santé (OMS) a appelé tous les pays encore épargnés à se préparer à l’arrivée du COVID-19, avertissant que se croire à l’abri de la maladie serait une « erreur fatale ».

L’économie mondiale commence à montrer des signes de faiblesse et les marchés boursiers s’emballent, bien que plusieurs grandes organisations publiques et privées soient déjà prêtes. D’autres, plus petites, encore plus nombreuses, ne le sont pas encore. Que ferez-vous lorsque la moitié de votre personnel ne pourra se présenter au travail ?

Parmi les impacts négatifs prévisibles dans de telles circonstances, on peut en effet noter la diminution des effectifs présents sur le lieu de travail, l’indisponibilité simultanée de plusieurs dirigeants, responsables ou spécialistes, des difficultés d’approvisionnement, la défaillance de fournisseurs et de sous-traitants, la perturbation des circuits financiers, l’annulation de commandes et l’impossibilité d’en satisfaire d’autres, ainsi que des mesures de contrôle aux frontières, pour ne nommer que ceux-là. On ne peut ignorer le train qui semble venir.

Cellule de crise, aménagement du temps de travail, stockage de masques pour les employés, continuité des affaires, voilà bien des préoccupations pour les grandes organisations. Imaginez pour les plus petites… Pendant que plusieurs entreprises se demandent comment faire, voici les quatre principales étapes qui doivent les guider dans leur préparation face à la crise.

L’analyse des opérations

On le sait bien, lorsque tous sont responsables, personne ne l’est. Il faut donc que chaque organisation commence par désigner une personne responsable pour établir et coordonner le plan, qui pourra s’entourer ou non d’une équipe restreinte pour la supporter. Sa première préoccupation consistera à établir et à hiérarchiser les opérations devant être assurées en toutes circonstances, de même que celles pouvant être interrompues pendant une à deux semaines et celles pouvant l’être à plus long terme (de 8 à 12 semaines). Il faut enfin identifier les ressources essentielles et les postes nécessaires à la continuité des activités indispensables.

Les ressources humaines

La gestion d’une pandémie pour une entreprise est essentiellement la gestion des ressources humaines dans un contexte dégradé. Il faudra donc, dans un deuxième temps, faire l’inventaire du personnel de l’organisation et de leurs compétences, vérifier les possibilités de suppléance pour les postes essentiels, s’assurer de renforcer les compétences des substituts désignés par une formation complémentaire aux tâches prioritaires.

Il est fort utile à ce stade de revoir nos politiques de gestion des ressources humaines, nos politiques salariales en cas d’absence, la disponibilité de nos employés en cas de fermeture des garderies et des écoles, de même que leur capacité de travailler depuis leur domicile. Le cas échéant, il faudra s’assurer de disposer des solutions technologiques le permettant.

Les moyens de protection

Vous devriez trouver sur les sites gouvernementaux plusieurs suggestions pour élaborer votre propre programme d’information et de prévention en cas de pandémie. Elles seront fort utiles, car il vous faudra assurer l’application de mesures d’hygiène et la réduction des contacts entre les personnes, identifier les personnes les plus exposées au virus, supporter le suivi médical des employés atteints, et constituer un stock d’équipements de protection (masques, désinfectant pour les mains, gants, etc.) et leurs modalités de distribution.

Le maintien des activités

Voilà bien votre objectif ultime. Vous devrez donc, lorsque toutes les autres étapes auront été franchies, identifier des fournisseurs alternatifs vers qui vous tourner le cas échéant et constituer ou renforcer vos réserves de matériel nécessaire à la production. Vous devrez également trouver des solutions alternatives de transport pour les approvisionnements et les produits que vous fabriquez, ou encore pour continuer d’assurer vos services à vos clients.

Après avoir revu l’organisation du travail, supprimé les réunions en salle et introduit des horaires plus souples ainsi que le travail à domicile, vous devrez aussi déterminer des solutions à la problématique financière — assurances, modalités de paiement pour certains clients, etc.

Il vous faudra enfin tester votre plan, repérer les conséquences et les problèmes liés à sa mise en œuvre et apporter les modifications souhaitées. Vous devrez encore élaborer un plan de communication de crise afin d’informer votre personnel ainsi que tous vos clients et publics externes du fait que vous vous êtes donné les moyens de lutter contre la pandémie et d’assurer vos services quoi qu’il arrive. On ne pourra que saluer votre initiative et louer votre sens de l’organisation en situation difficile.